Warenwirtschaft für den Dentalhandel
Einkaufen, aufschlagen, weiterberechnen. Ohne Zettel.
Dentista kauft beim Depot ein und gibt mit Aufschlag ans MVZ weiter. Die Warenwirtschaft macht daraus einen Fluss: Depotrechnung rein, Lager aktuell, Ausgangsrechnung raus, Beleg an DATEV.
Klickbare Vorschau: Warenlager, Kunden, Lieferanten und der komplette Workflow.
Demo
Der Weg eines Belegs
Wähle eine Eingangsrechnung und verfolge den Fluss.
Kunden und Lieferanten
Das MVZ ist der erste Kunde. Weitere folgen mit eigenen Konditionen.
| Name | Art | Konditionen | Kontakt |
|---|---|---|---|
| MVZ (Zahnmedizinisches Versorgungszentrum) | Stammkunde | EK + 25 %, Ziel 14 Tage | verwaltung@mvz-demo.de |
| Beispiel: Praxis Dr. Beispielmann | Extern (Platzhalter) | individuell | wird bei Anlage erfasst |
Gut zu wissen
E-Rechnungspflicht hilft uns
Empfangen ist seit 2025 Pflicht, Ausstellen ab 2027/2028. Dentista startet direkt richtig.
Handel: erlaubnisfrei, nicht regelfrei
CE prüfen, Chargen rückverfolgen, Lagerbedingungen einhalten. Keine Eigenmarke auf Produkte, Arzneimittel nur nach Prüfung.
Aufschlag zum Steuerberater
Zwischen verbundenen Firmen zählt der Fremdvergleich, und ein MVZ zieht meist keine Vorsteuer. Wir liefern die Zahlen.
So wird es gebaut
Dentista hängt an derselben Mail-Strecke wie die Praxis. Der Unterschied liegt im Warenteil und in den Pflichten, die mit dem Handel dazukommen.
- Dieselbe Strecke, anderer Empfänger
- Depotrechnungen kommen an die Dentista-Adresse und laufen durch dieselbe Kette wie die Praxisbelege: Signaturprüfung, Dublettenerkennung, E-Rechnung strukturiert lesen. Ein System, zwei Mandanten, sauber getrennte Daten.
- Aufschlag als Regel, nicht als Handarbeit
- Artikel, Einkaufspreise und Chargen liegen in einer Datenbank. Der Aufschlag ist eine Regel je Artikel oder Warengruppe, voreingestellt 25 Prozent, jederzeit änderbar und mit Verlauf. Niemand rechnet Preise von Hand hoch.
- Ausgangsrechnung als echte E-Rechnung
- Die Rechnung ans MVZ entsteht im Format ZUGFeRD 2.x nach EN 16931, also PDF und maschinenlesbares XML in einer Datei. Empfangen müsst ihr E-Rechnungen seit Januar 2025 ohnehin, ausstellen ab 2027 beziehungsweise 2028. Dentista startet damit gleich richtig.
- Händlerpflichten im Datenmodell
- Artikel 14 der EU-Medizinprodukteverordnung verlangt vom Händler: CE prüfen, Chargen rückverfolgen, Lagerbedingungen einhalten, einen Reklamationsweg vorhalten. Das steckt in den Feldern und Abläufen, nicht in einem Ordner im Regal. Eine eigene Marke auf fremde Produkte zu kleben würde aus dem Händler einen Hersteller machen, deshalb bleibt das draußen.
- Sortiment vorher klassifizieren
- Sind Arzneimittel dabei, etwa Anästhetika, braucht es eine Großhandelserlaubnis nach § 52a Arzneimittelgesetz. Das klären wir am Sortiment, bevor die erste Rechnung läuft.
- Was der Steuerberater entscheidet
- Der Aufschlag zwischen nahestehenden Firmen muss dem Fremdvergleich standhalten, und ein MVZ zieht in der Regel keine Vorsteuer. Beides kann das Konstrukt teurer machen als den Direkteinkauf. Wir liefern die Zahlen und die Dokumentation, die Bewertung gehört in eure Kanzlei.
Technisch dahinter
- Rechnungen kommen per Mail an rechnung@dentista und werden automatisch gelesen.
- Artikel, Preise und Chargen liegen in einer Datenbank, der Aufschlag ist eine Regel.
- Die Rechnung ans MVZ entsteht als E-Rechnung, beide Belege wandern automatisch zu DATEV.
Was automatisiert wird
- Depotrechnungen automatisch erfassen
- Alle Belege an DATEV
- Ausgangsrechnungen mit 25 % Aufschlag
- Lager, Chargen, Stammdaten
Wie es funktioniert
- Gleiche Mail-Pipeline wie der E-Mail-Hub
- Aufschlag als Regel je Artikel
- E-Rechnung im ZUGFeRD-Format
Was wir noch klären
- Einzel- oder Sammelrechnung?
- Welche Depots?
- Rechtsform und Steuer-Freigabe
- Trennung Praxisbedarf und Handelsware